Wie man sein Unternehmen digitalisiert – die Anpassung der Workflows
- SmartScout
- 12 Jul, 2021
- 3min
Unternehmensberatung
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Unter einem Workflow versteht man, technisch gesehen, die Abwicklung von arbeitsteiligen Vorgängen und Prozessen im Unternehmen. Dabei soll eine grösstmögliche Effizienz erreicht werden. Aber wie darf man sich das in der Praxis vorstellen?
Wie liefen die Workflows bisher ab?
Nehmen wir ein klassisches Beispiel: Eine Firma vertreibt ein Produkt. Für den Vertrieb hat diese Firma einen Aussendienst, der die Kunden vor Ort nicht nur anwirbt, sondern auch betreut. Diese Mitarbeiter sind eher selten inhouse anzutreffen, weil ihre ganzen Prozesse sich beim Kunden abspielen. Natürlich gibt es aber auch eine Verwaltung, nämlich die Zentrale. In der guten alten Zeit vor der Digitalisierung hatte jede Abteilung ihre eigenen Abläufe, in die andere Abteilungen wenig bis gar keinen Einblick hatten. An bestimmten Stellen gab es Übergabepunkte, etwa wenn der Aussendienst eine Rechnung benötigte oder die Auslieferung die bestellten Produkte übergeben sollte. All das lief auf Papier und zwar mehr oder weniger reibungslos. Jede Firma hatte ihr eigenes System, das allerdings mit sich brachte, dass der Aussendienst sich regelmässig vor Ort einfinden musste. Gerade die papiergebundenen Lösungen hatten oft den Nachteil, dass es einerseits keine einheitliche Ablage gab und andererseits viel Zeit auf das Suchen von Unterlagen aufgewendet werden musste.
Workflows digitalisieren – wie funktioniert das?
Um Workflows digitalisieren zu können, sollte man nicht blindlings eine x-beliebige Software kaufen. In einem ersten Schritt muss der genaue Bedarf ermittelt werden. Welche Prozesse sollen überhaupt digitalisiert werden und wie kann man sie automatisieren? Dabei geht es nicht nur um die Kommunikation mit dem Kunden, sondern durchaus auch um interne Prozesse wie die Mitarbeiterplanung, interne Reports und Ähnliches. An welchen Stellen gibt es Übergabepunkte und wie sollen diese künftig realisiert werden? Müssen dazu Mitarbeiter geschult werden oder gibt es vielleicht sogar relativ intuitiv bedienbare Tools?
Ein Tool oder diverse Tools?
• Diverse Tools für die Lösung der unterschiedlichen Digitalisierungsschritte stellen quasi den prä-digitalen Entwicklungsschritt dar. Unternehmen, die frühzeitig auf den Einsatz von Computern gesetzt haben, die aber kein einheitliches ERP oder CRM verwenden, haben oftmals verschiedene Tools. Da werden Rechnungen in Word erstellt und Angebote in Excel kalkuliert. Der Aussendienst arbeitet gerne mit Outlook, weil er darüber auch den Kalender verwalten kann. All das läuft aber ohne cloudbasierte Lösungen und hat damit immer das Problem der nicht ausreichend aktualisierten Daten.
• Viel besser sind Komplettlösungen, die auf jeweils autorisierten Systemen, im Idealfall sogar cloudbasiert, arbeiten. Dadurch entfallen lästige Aktualisierungen und Daten stehen jeweils synchron zur Verfügung.
Was sind die grössten Vorteile digitaler Workflows?
Der Aussendienst muss nicht mehr für jede Aktualisierung in die Zentrale kommen und alle Mitarbeiter haben die identische Datenlage. Dadurch erfolgt die Kommunikation gegenüber Kunden wesentlich professioneller und das gesamte Unternehmen wird technisch affin wahrgenommen.
Die meisten Software Lösungen haben einen kostenlosen Probezeitraum, so dass man testen kann, ob die Lösung gut im eigenen Unternehmen funktioniert und wie die Mitarbeiter damit zurechtkommen. Wichtig ist, dass die Lösung parallel zum Tagesgeschäft installiert und in Betrieb genommen werden kann.
Durch eine gute Vorbereitung ist es für Unternehmen leicht möglich, ihre Workflows zu digitalisieren, so dass die gesamte Digitalisierung Fortschritte macht.
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